Assemblée générale de copropriété : possibilité de dématérialiser la convocation et les documents joints.

REPONSE MINISTERIELLE : Le décret N. 2019-502 du 23/05/2019 a établi une liste minimale des documents concernant la copropriété pouvant être dématérialisés sur un espace sécurisé en ligne (Diane-infos 22725).

Cependant, le député, qui observe que ce texte ne mentionne pas les convocations en assemblée générale ainsi que les documents annexes, volumineux à l’impression, propres à permettre une prise de décision éclairée, souhaite connaître la position du Gouvernement sur la possibilité, pour le syndic de copropriété, de réduire l’impact environnemental de l’impression de ces derniers documents en utilisant l’espace numérique sécurisé.

Dans sa réponse, le ministre rappelle que la notification de la convocation à l’assemblée générale, qui fait courir le délai préfix de vingt-un-jours de réflexion, de consultation et de concertation des copropriétaires, constitue une règle de fond dont le non-respect, même pour un seul jour, porte atteinte au droit fondamental de tout copropriétaire ou associé de participer de manière éclairée à l’assemblée générale. La nullité de l’assemblée générale est donc prononcée sans qu’il soit nécessaire, pour le copropriétaire qui s’en prévaut, de justifier d’un grief qui lui aurait été causé par l’envoi tardif de la convocation.

Il indique ainsi que la mise à disposition de la convocation dans l’espace sécurisé en ligne de la copropriété, mis en place par des prestataires de service dont l’activité n’est pas contrôlée ni réglementée, ne peut valoir à elle-seule notification, en ce qu’elle ne permet pas de garantir l’intégrité des données contenues dans la convocation ni de s’assurer que chaque copropriétaire a été mis en mesure de prendre connaissance de ce document dans le délai impératif d’au moins vingt-un-jours avant la date de la réunion, indépendamment de sa consultation effective.

Toutefois, il rappelle qu’il est possible, sous réserve de l’accord du copropriétaire, de notifier la convocation par voie électronique, en application de l’article 42-1 de la loi N. 65-557 du 10/07/1965. Ainsi, les syndics peuvent désormais dématérialiser l’envoi des convocations en utilisant, soit la lettre recommandée électronique qualifiée (prévue par les articles R. 53 à R. 53-4 du Code des postes et de communications électroniques), soit le nouveau procédé électronique simplifié mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié, garantissant l’intégrité des données, la sécurité ainsi que la traçabilité des communications (mentionné à l’article 64-2 du décret N. 67-223 du 17/03/1967, dans sa rédaction issue du décret N. 2020-834 du 02/07/2020 – Diane-infos 23776).

La convocation “papier” par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) n’est donc pas la voie exclusive de notification des convocations aux assemblées générales.

Enfin, aux termes de l’article 64-1 du décret du 17/03/1967 précité, les syndics ont la possibilité, sous réserve de l’accord exprès du copropriétaire, de notifier la liasse de documents qui est jointe à la convocation en assemblée générale par mise à disposition dans un espace sécurisé en ligne dont l’accès est réservé aux copropriétaires.

Il n’est donc plus nécessaire de joindre à la convocation un volume important de documents papiers. Le copropriétaire qui a donné son accord pour cette modalité de transmission des documents, dont il doit prendre connaissance avant l’assemblée générale, est informé que les documents sont accessibles en ligne, ainsi que de la durée de cette mise à disposition, dans la convocation qui lui est envoyée.

Il n’est donc pas envisagé de modifier la réglementation actuellement en vigueur, qui permet déjà d’éviter la multiplication des impressions de documents papiers en copropriété, réduisant ainsi l’impact environnemental.

R.M.A.N. Tabarot, Q. 31145 ;
J.O.A.N., 06/10/2020, P. 6905 – Voir le Diane-infos 24043